Parte 1: Onde se Cadastrar (Pré-requisitos Obrigatórios)
Ao contrário da Nota de Serviço (NFS-e), a Nota Fiscal de Comércio (NF-e ou NFC-e) é regulada pela esfera estadual e envolve a circulação de mercadorias (ICMS). Para emitir, você precisa concluir 3 etapas de cadastro:
A Inscrição Estadual é o seu registro de comerciante junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado.
- Como fazer: Para a maioria dos estados e MEIs, a IE é gerada automaticamente na abertura do CNPJ. Se não foi gerada, acesse o portal da SEFAZ do seu estado ou a Junta Comercial e solicite a Inscrição Estadual de Contribuinte do ICMS.
- Consulta: Acesse o site do SINTEGRA para verificar se sua IE já consta como ATIVA.
O Certificado Digital funciona como a assinatura eletrônica com validade jurídica da sua empresa para validar a NF-e.
- Adquira o modelo e-CNPJ A1 (arquivo digital válido por 1 ano) junto a uma Autoridade Certificadora (ex: Certisign, Serasa Experian, Valid, Cresol, etc.).
- Nota: O Certificado A1 é o mais recomendado por ser compatível com emissores web e de celular.
As Secretarias da Fazenda exigem um software para comunicar os dados e assinar o XML da nota:
- Emissor Gratuito do SEBRAE: Solução gratuita nacional via web bastante utilizada por MEIs e pequenas empresas (sebrae.com.br/emissor).
- Sistemas ERP de Mercado: Softwares (como Omie, Bling, Tiny, Conta Azul) que automatizam estoque, notas e controle financeiro.
- Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): Alguns estados (como MG, RS, PR) disponibilizam um portal gratuito para emissão de nota avulsa direto no site da SEFAZ, sem necessidade de sistema próprio.
Parte 2: Passo a Passo Detalhado da Emissão da Nota Fiscal
Com a Inscrição Estadual ativa, certificado digital instalado e o emissor aberto, siga as etapas abaixo para emitir a Nota Fiscal de Venda de Produto (Modelo 55 ou 65):
Preencha os dados de quem está comprando o produto:
- Pessoa Jurídica: CNPJ, Razão Social, Inscrição Estadual (se houver) e Endereço Completo com CEP.
- Pessoa Física: CPF, Nome Completo e Endereço de entrega.
Insira os itens vendidos especificando atentamente as informações fiscais:
- Descrição: Nome claro da mercadoria (Ex: Camiseta de Algodão Mculina Tamanho G).
- Código NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul (8 dígitos). Identifica o tipo de produto. Você encontra o NCM na nota fiscal do seu fornecedor ou em consultas na internet.
- Quantidade e Valor: Unidade de medida (UN, KG, CX), quantidade vendida e valor unitário em Reais.
Estes códigos definem a tributação da venda para a Receita Estadual:
- CFOP (Código Fiscal de Operações):
5.102: Venda de mercadoria dentro do mesmo estado.6.102: Venda de mercadoria para outro estado.
- CSOSN (Simples Nacional / MEI): Geralmente utiliza-se o código
102(Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito) ou400(Não tributada pelo Simples Nacional).
Informe como o produto será entregue:
- Modalidade do Frete: Selecione "0 - Remetente (CIF)" se você paga o frete, "1 - Destinatário (FOB)" se o cliente paga, ou "9 - Sem Ocorrência de Transporte" para retirada em balcão.
- Se for enviar por transportadora ou Correios, informe o nome e o código de rastreio/volumes nas informações complementares.
Etapa final para transformar os dados em nota fiscal com validade fiscal:
- Clique em "Validar e Assinar". O sistema utilizará a chave do seu Certificado Digital para autenticar a nota.
- Em seguida, clique em "Transmitir para SEFAZ". A SEFAZ responderá em segundos autorizando a NF-e.
- Após autorizada, baixe o arquivo XML (documento fiscal oficial) e o DANFE (versão impressa em PDF com o código de barras).
Exemplo Prático de Resumo de NF-e Emitida
XML e o PDF da DANFE ao e-mail do seu cliente. Na venda de produtos físicos transportados por Correios ou transportadoras, a impressão do DANFE deve obrigatoriamente colar na parte externa da caixa!